STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT HASILKAN PELAYANAN BERKUALITAS

KALAU kita berbicara tentang ‘manajemen’, maka fungsi dari manajemen itu selalu dimulai dari kegiatan perencanaan, setelah itu baru disusul kegiatan pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian (Abeng, 2006). Dengan demikian, timbulnya kegiatan pengorganisasian pada pelayanan kesehatan, dalam upaya untuk membawa sebuah perencanaan itu menjadi jelas dan berhasil. Nah, kalau seperti itu, maka struktur organisasi harus dibuat untuk dapat memerlancar pencapaian dari suatu perencanaan yang telah disusun sebelumnya, serta dalam upaya mewujudkan organisasi yang dapat memberikan bahkan meningkatkan kulitas pelayanan. Dengan kata lain, struktur organisasi itu dibuat dan dihuni oleh sumber daya manusia (SDM) yang sudah memiliki kompetensi serta yang mampu memudahkan pelaksanaan hal-hal yang telah direncanakan, dan dapat diwujudkan dalam waktu yang secepat-cepatnya.

Pada dasarnya prinsip yang dianut pada pembuatan struktur organisasi rumah sakit adalah mendalami betul produk pelayanan apa saja yang akan ditawarkan kepada masyarakat di wilayah kerja pelayanan rumah sakit, dan bagaimana menawarkan atau memasarkan produk pelayanan yang ada di rumah sakit, agar masyarakat tergerak hatinya untuk menggunakan produk pelayanan yang disediakan rumah sakit itu. Untuk itulah setiap rumah sakit sudah memiliki lebih dahulu mengenai Perencanaan Strategi (Renstra) rumah sakit ke depan, baru disusul pembuatan Struktur Organisasi dalam upaya untuk memerlancar pelaksanaan pelayanan rumah sakit kepada setiap pasien rumah sakit.

Apa yang telah terjadi pada pelayanan rumah sakit di Indonesia? Justru struktur organisasinya sudah ada modelnya sesuai klasifikasi rumah sakit, dengan menampung banyak SDM dalam jabatan di rumah sakit. Baik untuk rumah sakit umum maupun untuk rumah sakit khusus. Dan yang lebih heboh lagi seperti yang tertuang pada pasal 35 UU No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, bahwa pedoman organisasi rumah sakit ditetapkan dengan peraturan Presiden. Wow, rasanya sudah berada pada posisi sangat tinggi sekali hehehe.

Karena fungsi pengorganisasian itu timbul setelah adanya fungsi perencanaan dari sebuah organisasi, maka sebaiknya penetapan struktur organisasi rumah sakit itu disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan dan kepentingan produk jasa kesehatan, yang pelayanannya berkualitas. Pelayanan yang berkualitas merupakan tujuan utama dari pemberi pelayanan kepada pasien-pasiennya. Bila rumah sakit itu milik pemerintah pusat, yang menetapkan struktur organisasi rumah sakitnya adalah Kementerian Kesehatan, dan apabila rumah sakit itu milik pemerintah daerah, penetapan struktur organisasi rumah sakitnya dilakukan oleh Gubernur dan/atau Bupati/Walikota. Selanjutnya, apabila rumah sakit itu milik swasta, struktur organisasinya ditetapkan oleh pemegang saham dan/atau sebuah yayasan. Artinya penetapan struktur organisasinya ditentukan oleh pemilik, walau pada saat itu belum banyak berbicara mengenai struktur organisasi yang dapat membangun dan mendorong pemberian pelayanan yang harus berkualitas kepada pasien-pasiennya. Pemberian pelayanan yang berkualitas berarti semakin meningkatkan jumlah kunjungan pasien yang memiliki rasa puas pada pelayanan produk jasa kesehatan itu, sekaligus dapat memberi rasa percaya diri pasien atas pemberian pelayanan dari produk jasa kesehatan tersebut.

Nah, supaya semua yang merasa berkepentingan memiliki pijakan bersama, alangkah baiknya kita menghadirkan sesuatu yang bisa menjadi pegangan bersama di dalam pengelolaan manajemen rumah sakit di masa yang akan datang. Apa itu? Sesuatu yang sudah menjadi budaya manajemen rumah sakit menjelang dilaksanakannya akreditasi rumah sakit, yaitu telah memiliki Perencanaan Strategi (Renstra) rumah sakit.

Pada perumusan Renstra rumah sakit, pada umumnya memuat beberapa item seperti visi rumah sakit, misi, analisis SWOT (analisis kekuatan rumah sakit, kelemahan, peluang, dan ancaman), isu-isu pengembangan rumah sakit, strategi rumah sakit, program kerja (jangka pendek, menengah, dan panjang), dan penyusunan anggaran (Trisnantoro, 2005). Setelah merumuskan Renstra rumah sakit, maka dapat diketahui mengenai arah perkembangan rumah sakit di masa yang akan datang. Dengan demikian, maka seharusnya baru bisa membuat struktur organisasi rumah sakit, apabila sudah memiliki Renstra rumah sakit, dan rencana perkembangan pelayanan rumah sakit di masa yang akan datang.

Pada dasarnya struktur organisasi rumah sakit dibuat dalam rangka menangani Renstra rumah sakit, agar dapat berhasil mencapai tujuannya. Kalau program-program kerja rumah sakit dikelola dan ditangani dengan baik oleh sumber daya manusia (SDM) sesuai tugas dan tanggungjawabnya di dalam organisasi rumah sakit, diharapkan program kerja rumah sakit dapat terwujud dengan baik, yang sekaligus bisa mewujudnyatakan visi dan misi rumah sakit.

Berdasarkan pemikiran-pemikiran di atas, maka akan diberikan contoh struktur organisasi sebuah rumah sakit ibu dan anak (rumah sakit khusus), sebagai sebuah inspirasi bagi kita. Gambaran struktur organisasi tersebut sebagai berikut: 1. Staf Fungsional Direktur, terdiri dari: a. Komite Medik; b. Komite Keperawatan; c. Satuan Pengawas Internal (SPI); d. Penelitian dan Pengembangan (Litbang) rumah sakit; e. Komite yang diperlukan; serta e. Kesekretariatan; dan 2. Manajer Operasional Rumah Sakit, terdiri dari: a. Bidang Medik dan Keperawatan (termasuk instalasi-instalasi); dan b. Bagian Peningkatan Manajemen.

Untuk Bidang Medik dan Keperawatan, membawahi beberapa Gugus Kerja Manajemen, yaitu: 1. Manajemen Produk Pelayanan; 2. Manajemen Mutu; dan 3. Manajemen Logistik. Pada Bagian Peningkatan Manajemen, membawahi beberapa Gugus Kerja, yaitu: 1. Manajemen Keuangan; 2. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM); 3. Manajemen Umum; 4. Manajemen Pemasaran; dan 5. Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Penanganan Manajemen Produk Pelayanan, berarti bertanggungjawab pada tersedianya pelayanan produk baru dan berbagai produk pelayanan lainnya yang ditawarkan rumah sakit kepada masyarakat, serta kesiapan dan keberhasilan semua produk pelayanan rumah sakit untuk melayani para pasien dan calon pasien rumah sakit. Pada saat ini, apa saja yang termasuk dalam tugas dan tanggungjawab Manajemen Produk Pelayanan rumah sakit? Produk pelayanan yang ditangani supaya berhasil dan disukai pasien dan keluarganya, antara lain: 1. Pelayanan Rekam Medis; 2. Pelayanan Obsgyn; 3. Pelayanan Anak; 4. Pelayanan IGD; 5. Pelayanan Umum; 6. Pelayanan Penyakit Dalam; 7. Pelayanan Rawat Inap (Ranap); 8. Pelayanan Laboratorium; 9. Pelayanan Farmasi; 10. Pelayanan Kamar Operasi; 11. Pelayanan Gizi; 12. Pelayanan Ambulance; 13. Pelayanan radiologi; dan 14. Pelayanan Alat Medik lainnya (Contoh: USG, MRI, CTScan, dan lain-lain).

Selanjutnya yang termasuk tugas dan tanggungjawab Manajemen Mutu adalah menangani dan menjamin penerapan pelayanan yang bermutu di setiap produk pelayanan yang disediakan rumah sakit menurut ketentuan dari komisi akreditasi rumah sakit (KARS). Lalu, untuk Manajemen Logistik, bertanggungjawab pada penyediaan kebutuhan logistik pada masing-masing produk pelayanan rumah sakit, sehingga pelayanan bisa berjalan baik dan cepat.

Staf operasional rumah sakit yang duduk dalam jabatan Kepala Bagian Peningkatan Manajemen, menangani dan mengelola Manajemen Keuangan. Pada Manajemen Keuangan perlu ada pemisahan tugas antara kasir dengan akuntansi. Untuk Manajemen SDM, melaksanakan penanganan kepentingan dan kebutuhan SDM rumah sakit supaya semua SDM rumah sakit memiliki kompetensi. Ruang lingkup yang ditangani pada Manajemen SDM, yaitu: 1. Rekrutmen; 2. Penempatan dalam tugas; 3. Pemeliharaan; 4. Pengembangan SDM; dan 5. Pemensiunan. Bagi SDM rumah sakit yang masih kurang dalam hal kompetensi, perlu diprogramkan kegiatan pendidikan dan pelatihan (Diklat) bagi SDM, agar setiap SDM rumah sakit telah memiliki kompetensi yang cocok dan sesuai dengan pelayanan yang dibutuhkan para pasien rumah sakit yakni pelayanan yang berkualitas.

Pada pelaksana Manajemen Umum, yang perlu ditangani adalah pelaksanaan tugas dan tanggungjawab dari; 1. Satpam; 2. Driver; 3. Pemeliharaan bangunan; 4. Pemeliharaan air; 5. Pemeliharaan listrik; 6. Cleaning servive; 7. Pengelolaan Taman rumah sakit; dan 8. Penanganan Sampah rumah sakit. Selanjutnya, pada Manajemen Pemasaran, bertugas melaksanakan pendataan asal wilayah tempat tinggal pasien dengan melakukan segmentasi geografis pasien rumah sakit, serta menentukan besarnya pangsa pasar pelayanan rumah sakit di suatu wilayah. Melalui kegiatan segmentasi pasien ini akan memberikan kemudahan di dalam menentukan target peningkatan jumlah kunjungan pasien di rumah sakit pada waktu yang akan datang.

Dan yang terakhir yaitu Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM). Untuk pengembangan percepatan pelayanan rumah sakit kepada setiap pasien, sangat membutuhkan SIM. Pengembangan SIM ini bisa dimulai dari pelayanan rekam medis menuju pada produk pelayanan yang lain, sehingga bisa memercepat proses pelayanan di rumah sakit. Adanya Manajemen SIM ini, akan memudahkan pelayanan administrasi pasien termasuk berbagai laporan yang dibutuhkan rumah sakit. Dengan hadirnya SIM ini memberikan kemudahan bagi SDM rumah sakit untuk melakukan analisis data rumah sakit, yang hasilnya dapat digunakan oleh Manajemen rumah sakit untuk merencanakan peningkatan pelayanan rumah sakit kepada para pasien rumah sakit di masa yang akan datang.

Pada model struktur organisasi rumah sakit ibu dan anak ini, dikonsepkan dengan maksud untuk memperpendek jalur birokrasi pelayanan, dan sekaligus memberikan kemudahan dalam pelayanan rumah sakit yang berkualitas kepada pasien. Selain dari itu, para Atasan (Direktur) rumah sakit di organisasi ini, sangat diharapkan untuk berusaha memberikan informasi dan gambaran yang jelas pada tugas dan tanggungjawab bawahan pada pelayanan yang berkualitas kepada setiap pasien, sehingga memberikan kemudahan di dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian.

Sebagai contoh, bila kedapatan pada sebuah produk pelayanan rumah sakit belum melayani pasien secara berkualitas, maka penanggungjawab pada Manajemen Mutu bisa segera melakukan action dengan melihat prosedur tetap (Protap) pelayanan dan catatan-catatan dari surveyor akreditasi rumah sakit mengenai cara pelaksanaannya. Jadi sangat memberikan gambaran yang jelas pada pelaksanaan tugas dan tanggungjawab, serta sangat mudah untuk melaksanakan kegiatan pengendalian termasuk pelaksanaan perbaikan pada proses pelayanan yang berkualitas di masing-masing produk pelayanan rumah sakit di waktu yang akan datang.