MANAJEMEN PIUTANG RUMAH SAKIT

SEMUA sudah pahamlah bahwa usaha pelayanan rumah sakit, banyak berkaitan dengan pasien yang belum bisa melunasi biaya perawatan di rumah sakit pada waktu pasien diizinkan dokter pulang dari rumah sakit. Mengapa hal itu bisa terjadi? Karena kita sebagai pasien rumah sakit sangat jarang menyiapkan diri untuk menyediakan tabungan yang diperuntukkan pada pembiayaan pelayanan di rumah sakit, apalagi kalau pasien tersebut sudah menginap lama di instalasi rawat inap rumah sakit untuk mendapatkan kesembuhan dari penyakit yang diderita. Terjadinya pasien berhutang di rumah sakit bisa karena beberapa hal seperti yang akan diuraikan di bawah ini.

Piutang itu merupakan salah satu jenis transaksi akuntansi yang mengurusi penagihan pasien yang berhutang pada suatu perusahaan/rumah sakit untuk barang dan pelayanan yang telah diberikan kepada pasien rumah sakit. Berdasarkan hal tersebut maka perlu mengetahui seluk-beluk terjadinya piutang rumah sakit kepada pasien rumah sakit.

Pada umumnya piutang rumah sakit terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu: 1. Piutang in patient; dan 2. Piutang out patient. Piutang in patient bersumber dari pasien yang masih mendapatkan perawatan (mondok) di instalasi rawat inap. Agar keuangan rumah sakit tidak bermasalah serta mampu memberikan pelayanan yang seharusnya dan terus menerus, maka rumah sakit berinisiatif memberikan informasi tagihan setiap 1 (satu) minggu kepada pasien yang masih mondok, yang dilakukan oleh petugas administrasi pasien rawat inap kepada pasien rawat inap. Isi dari tagihan tersebut, antara lain: 1. Memberitahukan mengenai besarnya biaya perawatan pasien sampai saat dibuatkan tagihan itu; 2. Meminta kesediaan pasien untuk memberikan dan/atau menambah titipan biaya di rumah sakit; dan 3. Apabila biaya pasien ditanggung instansi/asuransi supaya memberitahukan kepada Manajemen rumah sakit.

Setelah dibuatkan penagihan oleh petugas administrasi pasien rawat inap rumah sakit, lalu tagihan tersebut disampaikan oleh petugas Humas rumah sakit dan/atau Sub Bagian piutang rumah sakit kepada pasien/keluarga pasien di ruang-ruangan pasien, sambil melaksanakan tugas-tugas yang lain. Nah, setelah keluarga pasien menerima tagihan biaya pelayanan perawatan, biasanya banyak dari keluarga pasien yang sadar tentang biaya perawatan, sehingga keluarga dari pasien-pasien tersebut, bisa dan mau segera menitipkan biaya perawatan itu kepada rumah sakit sesuai besarnya dana yang telah tersedia dari masing-masing pasien rumah sakit.

Pembuatan penagihan kepada pasien rumah sakit, selalu dilakukan setiap minggu, agar setiap pasien sudah memiliki pemahaman lebih awal mengenai besarnya biaya perawatan pasien sampai waktu tagihan dibuatkan oleh rumah sakit. Hal ini dilakukan oleh Manajemen rumah sakit, supaya pasien (keluarga) di instalasi rawat inap dapat mengetahui perkembangan pelayanan pengobatan pasien di rumah sakit.

Jenis piutang yang lain yaitu piutang out patient. Piutang ini timbul dari pasien pulang dari instalasi rawat inap dan/atau dari instalasi rawat jalan/instalasi gawat darurat (IGD). Mengenai besarnya piutang ini, biasanya rumah sakit menyiapkan perjanjian atau memorandum of understanding (MOU) semacam nota kesepahaman, yang menjelaskan persetujuan antara dua belah pihak mengenai jumlah piutang rumah sakit kepada pasien rumah sakit yang masih belum terbayarkan pada waktu pasien pulang rumah sakit. Apabila sudah ada persetujuan bersama, selanjutnya rumah sakit melakukan penagihan sesuai waktu yang sudah tertulis di dalam nota kesepahaman (MOU) antara pasien dan Manajemen rumah sakit.

Pada umumnya jenis piutang out patient ini terdiri dari beberapa jenis piutang, seperti yang disebutkan di bawah ini, yaitu:

1.      Piutang karyawan rumah sakit

Pada mulanya, bila karyawan rumah sakit menderita suatu penyakit, maka seluruh biaya perawatan ditanggung rumah sakit. Demikian juga bila isteri sakit dan/atau anak-anak masih sekolah dan belum kawin, biasanya rumah sakit menanggung seluruh biaya perawatan bila suatu waktu mereka menderita suatu penyakit tertentu. Tetapi sekarang setelah ada badan penyelenggara jaminan sosial (BPJS) kesehatan, mendorong Manajemen rumah sakit untuk mendaftarkan karyawannya untuk menjadi peserta BPJS, sehingga bila karyawan dan keluarganya sakit maka yang akan menanggung biaya perawatan rumah sakit yaitu BPJS sesuai ketentuan kelas peserta BPJS.

Selain yang disebutkan di atas, masih ada yang termasuk piutang karyawan yaitu apabila ada tetangga/famili karyawan sakit, pada umumnya ditanggung oleh karyawan rumah sakit dengan cara karyawan rumah sakit meminta kepada Manajemen rumah sakit untuk melakukan pemotongan terhadap gajinya setiap bulan, sesuai persetujuan karyawan mengenai besarnya jumlah gaji yang akan dipotong oleh Manajemen rumah sakit.

2.      Piutang instansi

Manajemen rumah sakit yang ingin sukses, biasanya mengusahakan adanya kerjasama antara rumah sakit dengan instansi tertentu, untuk menjadi pelanggan rumah sakit bila karyawannya menderita suatu penyakit. Manajemen rumah sakit berusaha melakukan pemberian pelayanan pengobatan terhadap karyawan sebuah instansi tertentu dengan melakukan penagihan ke instansi, setelah penyakit pasien itu sembuh sesuai nota kesepahaman (MOU). Piutang ini dimonitor bagian piutang rumah sakit, sekaligus memahami mengenai MOU tersebut, kapan penagihan dilakukan termasuk memberikan kelengkapan diagnose dokter pada penyakit karyawan instansi tersebut.

3.      Piutang pasien

Piutang ini terjadi apabila pasien yang sudah dinyatakan pulang oleh dokter yang merawat, tetapi pada waktu mengurus administrasi keuangan masih ada biaya perawatan yang tidak dapat dilunasi, baik pada waktu pasien mondok di instalasi rawat inap dan/atau di instalasi lain waktu pasien memeriksakan diri pada 1 (satu) atau beberapa produk jasa pelayanan di rumah sakit. Selain yang disebutkan di atas, piutang jenis ini timbul apabila biaya perawatan pasien ditanggung oleh kenalan pasien dan/atau biaya perawatan pasien ditanggung instansi tempat pasien bekerja, tetapi instansi tersebut belum ada MOU dengan Manajemen rumah sakit.

Hal ini banyak terjadi karena datangnya sebuah penyakit kepada pasien bisa datang dengan tiba-tiba, bahkan tidak sempat di prediksi. Bisa juga tidak biasa pasien memeriksakan kesehatannya pada pelayanan kesehatan, sehingga tiba-tiba merasa sakit. Dengan demikian, banyak yang belum siap dalam hal keuangan untuk berobat di rumah sakit. 

4.      Piutang badan penyelenggara jaminan sosial (BPJS) kesehatan dan atau ketenagakerjaan

Piutang jenis ini banyak terjadi pada saat ini setelah berdirinya jasa BPJS yang melayani peserta dari seluruh Indonesia sesuai program asuransi kesehatan dan asuransi ketenagakerjaan yang dijalankan dan dikembangkan oleh pemerintah pada waktu sekarang. Pasien rumah sakit cukup membawa kartu BPJS pada waktu memeriksakan diri pada pelayanan kesehatan, lalu tempat yang melayani pelayanan kesehatan tinggal melakukan penagihan kepada pengelola BPJS.

Mengenai pasien yang ditanggung BPJS ini, pemberi pelayanan kesehatan bisa melakukan berbagai kegiatan seperti:

a.         Mengadministrasikan pasien BPJS segera sesuai ketentuan BPJS

b.        Melengkapi tagihan BPJS dengan diagnose dokter

c.         Mengerjakan administrasi pasien BPJS secepat-cepatnya

Mengenai pekerjaan dalam hal penagihan biaya perawatan pasien kepada BPJS dan/atau instansi yang lain, hal-hal yang harus diperhatikan oleh Manajemen rumah sakit atau pelayanan kesehatan yang lain, antara lain:

a.  Mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan pada pelayanan kesehatan yang dipercaya

b.      Kirimkan kuitansi asli biaya perawatan pasien

c.       Sebutkan nama-nama pasien, nomor kuitansi, dan jumlah biaya

d.      Sertakan nomor rekening rumah sakit

e.      Supaya biaya transfer dan biaya bank menjadi tanggungan instansi pembayar

f.      Minta bukti transfer dikirimkan ke rumah sakit, untuk diadministrasikan di bagian/sub bagian piutang rumah sakit

Untuk mengadministrasikan penagihan biaya perawatan pasien ini, sebaiknya dilakukan dengan mengembangkan sistem informasi manajemen (SIM) di rumah sakit. Sistem ini bisa dimulai dari rekam medis, rawat jalan, IGD, poliklinik, laboratorium, radiologi, rawat inap, farmasi rumah sakit, instalasi bedah sentral, dan lain-lain. Tentu disesuaikan dengan keadaan manajemen di rumah sakit, tujuannya untuk mempercepat pelaksanaan administrasi pasien rumah sakit.

Apabila sudah memiliki SIM, akan memudahkan Manajemen rumah sakit untuk melakukan berbagai kebutuhan, seperti:

a.     Setiap hari bisa mengecek berapa pendapatan rumah sakit pada hari itu

b.    Setiap hari bisa mengecek berapa jumlah piutang rumah sakit

c.   Setiap hari bisa mengecek berapa jumlah piutang rumah sakit yang diterima pada hari itu

d.   Bisa mengecek jumlah pasien rawat jalan dan pasien rawat inap pada hari itu

e.   Bisa mengecek jumlah pasien yang pulang rawat inap pada hari itu

f.    Dan kebutuhan manajemen lainnya

Mengenai kondisi sumber daya manusia (SDM) yang mengerjakan tagihan rumah sakit, sangat bergantung pada besar kecilnya terjadinya jumlah piutang rumah sakit kepada pasien rumah sakit. Untuk memberikan gambaran kepada kita mengenai sub bagian piutang di rumah sakit, bisa digambarkan kondisi di suatu rumah sakit, seperti di bawah ini, yaitu:

a.    Sub bagian piutang rumah sakit ditangani oleh beberapa orang

b.   Sub bagian piutang rumah sakit merupakan bawahan dari bagian keuangan

c.  Bila piutang rumah sakit seperti piutang BPJS semakin besar, menjadi sebuah sub bagian yang sangat penting

d.    Sumber daya manusia (SDM)-nya harus rajin-rajin

e.   Bila belum ada SIM, setiap minggu harus mengusahakan membuat laporan kepada Direktur Keuangan, agar memiliki pemahaman mengenai perkembangan keuangan rumah sakit.

Beberapa hal yang diutarakan di atas merupakan gambaran dari usaha Manajemen rumah sakit untuk menjalankan manajemen piutang di rumah sakit dengan baik. Piutang ini memang merupakan pendapatan rumah sakit yang tertunda penerimaannya, karena itu harus dilakukan usaha ekstra, agar piutang ini bisa segera dilunasi oleh pasien dan/atau keluaganya. Dengan demikian, Manajemen rumah sakit akan mampu menata keuangannya dengan baik, serta bisa menjalankan pelayanan rumah sakit secara baik. Apabila hal ini dapat berjalan dengan baik, Manajemen rumah sakit akan memiliki kemampuan untuk mengembangkan pelayanan kesehatan yang bisa memenuhi keinginan dan kebutuhan pasien rumah sakit di masa yang akan datang.