AUDIT PERSONALIA RUMAH SAKIT

 

APABILA kita menyebut kata ‘personalia’ di sebuah organisasi, dapat diartikan bahwa orang yang diberi tugas untuk bekerja di bagian personalia, pada umumnya bertugas mengadministrasikan sumber daya manusia (SDM) yang bekerja di suatu organisasi, mengurusi gaji SDM, dan mengadministrasikan pemberian hak-hak SDM lainnya, sesuai ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut. Apabila tugas di atas mau ditingkatkan lagi perannya menjadi pelaksana manajemen personalia di organisasi tersebut, mau tidak mau berusaha melakukan berbagai kegiatan yang berhubungan dengan: 1. Perencanaan SDM organisasi; 2. Perekrutan SDM; 3. Penempatan SDM; 4. Uraian tugas, pelatihan dan pengembangan SDM; serta 5. Pemeliharaan SDM yang bertujuan untuk membantu mewujudkan tujuan dari organisasi dan SDM organisasi.

 

Melihat tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dari orang-orang yang bekerja di bagian SDM rumah sakit, kelihatannya kok belum mengarah pada manajemen personalia, tetapi masih bertugas dalam bidang yang sangat sederhana. Tugas-tugas yang dikerjakan di personalia, seperti: 1. Hanya mengurusi dan melaksanakan administrasi SDM; 2. Menangani pembayaran gaji dan kenaikan pangkat SDM; dan 3. Beberapa kegiatan yang lain. Artinya, kalau ada bagian SDM atau human resource department (HRD) di rumah sakit, sekedar memberi casing (pembungkus) saja, sedang yang dikerjakan masih sangat sederhana yaitu mengadministrasikan identitas dan pembayaran jasa ketenagaan di organisasi tersebut.

 

Pertanyaan yang bisa muncul dari kita, apakah perlu lagi ada audit personalia? Untuk diketahui bersama bahwa salah satu fungsi dari seorang manajer yang merupakan fungsi manajemen terakhir adalah melakukan suatu pengawasan pada perencanaan yang sudah ada. Pada pelaksanaan fungsi dari pengawasan tersebut, salah satu pendekatan yang bisa dilakukan adalah melaksanakan kegiatan audit atas pelaksanaan manajemen di gugus kerja yang ada di rumah sakit. Nah, bagian SDM yang ada di rumah sakit merupakan salah satu gugus kerja yang diperlukan rumah sakit dalam menangani SDM untuk mewujudkan tercapainya tujuan dari rumah sakit dan tujuan dari para SDM rumah sakit.

 

Menurut Rivai (2006), audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang independen dengan tujuan untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan. Dengan demikian, pelaksanaan audit di bagian SDM rumah sakit merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan bagian SDM di dalam rumah sakit, yang akan dititkberatkan pada perbaikan dan peningkatan kegiatan dari bagian SDM rumah sakit. Jadi, lebih mendorong bagian SDM untuk semakin cerdas dalam melaksanakan berbagai tugas, untuk mengelola SDM yang bermanfaat pada tingkat Manajemen rumah sakit dan pada SDM rumah sakit.

 

Selanjutnya Rivai mengatakan bahwa ada beberapa manfaat dan tujuan dari kegiatan audit pada manajemen SDM di bagian SDM rumah sakit, yaitu:

1.    Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan (rumah sakit)

2.        Meningkatkan citra profesional departemen SDM

3.    Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara karyawan departemen SDM

4.        Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen SDM

5.        Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM

6.        Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis

7.        Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku

8.        Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif

9.   Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan di dalam departemen SDM

10.   Memberikan evaluasi yang cermat atas sistem informasi departemen SDM

 

Selain manfaat pelaksanaan audit di bagian SDM rumah sakit, akan mewujudkan juga beberapa tujuan yang baik dari pelaksanaan kegiatan audit ini, yaitu melakukan kegiatan untuk mengevaluasi kegiatan-kegiatan dari para SDM itu sendiri. Hal-hal yang berkaitan dengan tujuan pelaksanaan audit personalia ini, antara lain:

1.        Menilai efektivitas SDM

2.        Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

3.        Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam

4.    Menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut

 

Pada pelaksanaan kegiatan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan kerja SDM. Jadi, audit pada bagian SDM ini merupakan upaya untuk memantapkan pelayanan bagian SDM yang berorientasi pada keberadaan SDM di rumah sakit untuk mewujudkan tujuan dari Manajemen dan pelayanan rumah sakit, serta perwujudan tujuan dari SDM rumah sakit.

 

Banyak hal yang diprogramkan bagian SDM untuk menangani sebaik-baiknya mengenai kompetensi dan kinerja SDM rumah sakit, untuk dapat melayani secara berkualitas kepada setiap pasien rumah sakit. Untuk itu harus dilihat apa saja program kerja dan kegiatan bagian SDM rumah sakit selama ini, antara lain: 1. Mengiventarisir perihal kebijakan Manajemen rumah sakit selama ini yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan SDM untuk mendapatkan kemudahan di dalam melakukan pekerjaannya di rumah sakit; dan 2. Bagaimana penerapan kebijakan Manajemen rumah sakit itu kepada SDM rumah sakit.

 

Selama ini banyak hal yang menyangkut kebijakan Manajemen rumah sakit, belum menggambarkan bahwa SDM rumah sakit itu merupakan pemberi pelayanan yang terbaik kepada setiap pasien, yang nantinya akan membawa keharuman pada nama rumah sakit dan pelayanan rumah sakit ke depan. Apalagi bila dikaitkan dengan pelaksanaan pelayanan rumah sakit yang sudah terakreditasi, semuanya bisa dinilai oleh semua pasien melalui pelaksanaan pelayanan dari SDM kepada setiap pasien itu sendiri. Oleh karena itu, hal-hal yang berkaitan dengan hak-hak yang harus dimiliki dan dilaksanakan oleh SDM rumah sakit, harus dapat dilaksanakan dengan baik oleh bagian SDM rumah sakit bekerjasama dengan para manajer di lingkungan rumah sakit.

 

Hal-hal yang disebutkan di atas merupakan ruang lingkup pekerjaan yang termasuk dalam pelaksanaan kegiatan audit personalia di rumah sakit. Berdasarkan manfaat dan tujuan dilakukannya audit personalia, ternyata banyak memberikan banyak solusi untuk bisa memerbaiki pelayanan SDM di rumah sakit. Pelaksanaan audit personalia banyak memberikan bantuan perbaikan pada penanganan SDM rumah sakit di masa yang akan datang di dalam meningkatkan daya guna dan daya saing pelayanan rumah sakit. Karena itu, Manajemen rumah sakit yang banyak melakukan pekerjaan fungsional di rumah sakit, diharapkan akan dapat memerbaiki profesi dari setiap SDM rumah sakit melalui pelaksanaan kegiatan audit personalia paling tidak 3 (tiga) tahun sekali di rumah sakit.

 

Penanganan SDM rumah sakit yang dilakukan secara serius oleh Manajemen rumah sakit melalui bagian SDM rumah sakit, banyak membawa manfaat pada pelayanan SDM rumah sakit kepada setiap pasien di rumah sakit. Mengapa bisa semakin memberikan perbaikan pada bagian SDM rumah sakit? Karena bagian SDM rumah sakit mendapatkan pengawasan melekat melalui pengawasan yang dilakukan Manajemen rumah sakit, dan akan mendapatkan juga kegiatan audit personalia yang dilakukan oleh Konsultan dan/atau orang yang sudah memiliki pengalaman dalam melaksanakan manajemen SDM di rumah sakit. Semuanya ini akan memberi kemudahan dan keseriusan pada bagian SDM rumah sakit untuk meningkatkan tanggung jawabnya beserta berbagai program kerja yang diinisiasi untuk menangani SDM rumah sakit secara berkualitas dan berkompetensi di dalam melakukan pekerjaan pelayanan di rumah sakit.

 

Apabila program kerja bagian SDM rumah sakit semakin baik dilaksanakan di rumah sakit, Manajemen rumah sakit akan lebih cepat untuk mewujudkan pelayanan yang berkualitas kepada setiap pasien, setelah rumah sakit menerima sertifikat lulus penuh dari pelaksanakan akreditasi di rumah sakit. Kualitas pelayanan di rumah sakit akan semakin baik dan mapan memberikan pelayanan kepada pasien rumah sakit, melalui pelayanan yang ditampilkan oleh para SDM rumah sakit, yang berdampak pada tercapainya derajat kepuasan pasien dan keluarga pasien pada pelayanan rumah sakit ke depan.

 

Oleh karena itu segeralah perbaiki kinerja dari pelayanan bagian SDM untuk mengelola dan menangani seluruh SDM di rumah sakit. Sumber daya manusia (SDM) rumah sakitlah yang harus dipercaya untuk mewujudkan pelayanan rumah sakit yang berkualitas, sedang Manajemen rumah sakit berusaha untuk mewujudkan SDM rumah sakit yang berbudaya kerja sesuai visi dan misi rumah sakit, serta yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, yang berdampak pada pelayanan yang fokus dan yang berbiaya rendah. Jadikanlah seluruh SDM rumah sakit yang dapat bertindak sebagai man behind the gun dalam memberikan pelayanan di rumah sakit.

 

Daftar Pustaka

Rivai, V., 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan: dari Teori ke Praktik, Edisi Pertama. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.