PELATIHAN KARYAWAN RUMAH SAKIT

BANYAK yang berpendapat bahwa setelah karyawan diterima bekerja dan berkarya di rumah sakit, berharap kepada karyawan tersebut untuk melakukan pekerjaannya sendiri dengan baik serta loyal terhadap institusi. Ada juga yang berpendapat bahwa karyawan itu perlu diarahkan terus agar memahami mengenai target yang perlu diwujudkan. Salah seorang Pemimpin berkata bahwa pelatihan itu termasuk dalam kelompok biaya yang mengurangi pendapatan, jadi berhati-hatilah untuk mengikutkan karyawan dalam pelatihan, dan sebagainya.

Pada saat ini sebagian dari banyak rumah sakit, masih kurang peduli pada upaya untuk meng-update pengetahuan dan keterampilan karyawannya. Pemimpin rumah sakit masih banyak yang berpendapat bahwa karyawan rumah sakit harus berusaha keras untuk memberi pelayanan yang terbaik, sesuai kebutuhan pasien rumah sakit. Apalagi kalau mengeluarkan biaya untuk mengikuti suatu pelatihan, tentu sangat mengganggu dan bertambahnya pengeluaran rumah sakit. Alat medis jauh lebih penting diprioritaskan ketimbang karyawan mengikuti pelatihan-pelatihan. Apakah pendapat yang seperti ini sudah relevan di zaman sekarang? Perlu dikaji dan direnungkan secara mendalam perihal pentingnya pelatihan karyawan rumah sakit. 

Nah . . di pihak lain, ada juga yang berkata bahwa lingkungan usaha itu selalu bergerak untuk berubah, karena itu generasi milenial sekarang selalu dikaitkan dengan kata perubahan. Mereka cenderung ingin menemukan hal-hal baru di dalam menunaikan pekerjaannya dalam bidang apa pun. Contoh, mau beli sesuatu yang diinginkan, tinggal order melalui gadgetnya. Mau berangkat ke suatu tujuan, tinggal order gojek dan/atau grab. Jadi kegiatan yang dilakukan serba cepat dan terukur hehehe.

Adanya perubahan pada lingkungan usaha kita, serta pemilik usaha itu berlomba-lomba untuk menjadi lebih baik di dalam memberikan pelayanan kepada pasien. Dengan kondisi lingkungan yang selalu berubah, apakah kita hanya berdiam saja dan berdoa tanpa melakukan berbagai usaha untuk melakukan perbaikan? Apakah kita percaya saja pada hasil pekerjaan karyawan yang sudah berjalan seperti biasa? Sebaiknya bagi orang yang bertindak sebagai Pemimpin berpikirlah dengan sebuah perenungan bahwa jika keterampilan dan keahlian karyawan tidak dipertahankan dan di-update, nilai mereka bakal menyusut (Sheal, 2003). Perlu diketahui bahwa mindset (kebiasaan cara berpikir) karyawan biasanya cenderung stagnan, dan karyawan bekerja seperti berjalan sebisanya saja. Apakah hal seperti ini perlu tetap dipertahankan?

Harus dapat dimengerti bahwa karyawan rumah sakit, bisa saja semakin tertinggal dalam menangkap perubahan lingkungan usaha. Apabila karyawan tidak dilatih sesuai yang disasar oleh Manajemen rumah sakit, dikuatirkan usaha dan keinginan untuk meningkatkan pelayanan kepada pasien cenderung tidak berubah. Oleh karena itu, bagi Pemimpin yang berkehendak untuk mendapatkan kinerja yang baik dari karyawannya, berinvestasilah untuk melaksanakan pelatihan bagi karyawan Anda. Pelatihan karyawan rumah sakit merupakan sebuah inspirasi, perangsang, dan dukungan bagi terwujudnya kinerja karyawan dalam menggolkan tercapainya sasaran-sasaran yang sudah digariskan oleh Pemimpin.   

Untuk mendukung tumbuhnya inspirasi dan hadirnya kinerja terbaik dari karyawan, beberapa model pelatihan karyawan rumah sakit yang bisa direncanakan dan ditentukan oleh Pemimpin rumah sakit, antara lain:

1.      Pelatihan formal

a.     Mengikuti magang

Apabila karyawan rumah sakit membutuhkan pengetahuan dan keterampilan dalam hal tertentu, seperti pelatihan kerja anestesi, bedah, alat medis, rekam medis, unit cost, dan lain sebagainya, perlu dimagangkan. Pelatihan ini semacam usaha agar karyawan mengetahui dan mendalami pekerjaan tersebut, sehingga bisa langsung dipraktekkan di bidang pekerjaannya nanti di rumah sakit.

Bagi mereka yang menangani manajemen rumah sakit yang baik, pelatihan semacam ini banyak dibutuhkan di rumah sakit. Hal ini masuk dalam pertimbangan, karena jenis pekerjaan yang dilakukan banyak berhubungan dengan sebuah keterampilan karyawan dalam melakukan pekerjaannya, dalam upaya melayani pasien secara baik dan berkualitas.

Contoh lain, ada pemimpin rumah sakit yang bertanya mengenai pemahaman tentang unit cost suatu produk pelayanan di rumah sakit. Lalu disarankan supaya kirim staf dari bagian keuangan dan/atau staf dari bagian pengembangan dana rumah sakit, untuk mengikuti dan mendalami tentang penanganan unit cost di sebuah hotel bintang 5 (lima). Mengenai waktu magang, bisa disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit, bisa selama 3 (tiga) bulan atau selama 6 (enam) bulan.

b.    Mengikuti seminar/lokakarya

Untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan karyawan, Manajemen rumah sakit perlu memprogramkan pelatihan bagi karyawan rumah sakit sesuai kebutuhan pada pelayanan yang disasar oleh Manajmen rumah sakit. Pelatihan yang diikuti karyawan itu, dalam upaya untuk menambah dan meningkatkan wawasan dan ilmu, agar karyawan memiliki kemampuan untuk memberikan solusi dalam mewujudkan pelayanan yang berdaya saing.

Nah . . kalau karyawan memiliki keterampilan dalam menemukan solusi pada pelayanan menjadi lebih baik, tentu pelayanan karyawan rumah sakit semakin dipercaya oleh pasien dan calon pasien rumah sakit. Manajemen rumah sakit harus terus memerhatikan perubahan-perubahan lingkungan, berkenaan dengan pelayanan rumah sakit sekarang dan ke depan, sehingga metode pelayanan dapat disesuaikan dengan harapan pasien rumah sakit. Hal inilah yang terus dimatangkan kepada karyawan agar bisa mendengar dan mengikuti seminar/lokakarya perihal pelayanan rumah sakit yang berkualitas.

Beberapa materi lokakarya yang bisa dipertimbangkan untuk dilaksanakan dan/atau diikuti rumah sakit, antara lain

1.    Strategi Organisasi Karyawan di Rumah Sakit

2.  Kepemimpinan bagi Direktur rumah sakit (Renstra Rumah Sakit, Manajemen Produk Jasa Pelayanan, dan Marketing Plan Rumah Sakit) serta Struktur Organisasi Rumah Sakit yang Bermutu

3. Kepemimpinan bagi Manajer di lingkungan rumah sakit (Perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian)

4.     Profesi Pemasaran Rumah Sakit

5.     Profesi Humas Rumah Sakit

6.     Profesi Keuangan Rumah Sakit

7.     Profesi Keperawatan di Instalasi Rawat Inap

8.     Profesi Keperawatan di Instalasi Rawat Jalan

9.     Profesi Manajer dan Karyawan SDM Rumah Sakit

10.  Lokakarya bagi Karyawan Rumah Sakit:

a.        Cara Anda Sukses sebagai Karyawan Rumah Sakit

b.        Kinerja Staf merupakan Kinerja Atasan

c.         Pelayanan yang Responsif

d.        Pelayanan yang Ekselen

e.        Menjadi Bintang Pemberi Pelayanan Rumah Sakit

 

c.     Mengikuti in house training (IHT)

Apabila Manajemen rumah sakit berusaha untuk menanamkan atribut pelayanan yang harus dimiliki oleh karyawan rumah sakit, sebaiknya lakukan bentuk pelatihan in house training di rumah sakit. Tujuan utama dari pelatihan semacam ini, dalam upaya untuk menyemangati karyawan rumah sakit untuk bersama-sama melakukan pelayanan seperti yang diharapkan oleh Manajemen rumah sakit. Artinya. Manajemen rumah sakit mau meningkatkan kualitas karyawan rumah sakit di suatu keahlian dan kompetensi yang disasar, sesuai visi dan misi Direktur rumah sakit.

Seorang Direktur rumah sakit berkehendak agar karyawan rumah sakit selalu memberikan “salam” dan “komunikatif” kepada setiap pasien yang dilayani di rumah sakit. Untuk mewujudkan kehendak dari Direktur ini, dilakukanlah pelatihan in house training di rumah sakit. Materi pelatihan ini disampaikan oleh pakar dalam bidangnya sesuai permintaan dari Manajemen rumah sakit. Hasil akhir yang didapatkan dari pelatihan ini, yaitu semua karyawan akan bisa mempraktekkannya pada waktu mau menerima dan melayani pasien.

Hal yang menarik dari model in house training ini, selain biaya yang dapat diefisienkan, bisa juga diikuti oleh karyawan rumah sakit sesuai dengan shift pekerjaan karyawan. Khusus mengenai waktu pelaksanaan dari bentuk pelatihan ini, bisa dikomunikasikan kepada seluruh karyawan dan kepada pemateri sesuai permintaan dari Manajemen rumah sakit.

Pelatihan in house training ini sudah banyak rumah sakit yang melaksanakannya, dengan menghadirkan pemateri yang handal di rumah sakitnya. Bisa juga pelatihan ini dapat dilaksanakan di luar rumah sakit, seperti di daerah yang banyak dikunjungi wisatawan nusantara (Wisnus). Sambil mengakrabkan karyawan dengan Pemimpinnya, dapat mengikuti pelatihan bersama, dan setelah acara pelatihan selesai, lalu bersama-sama melakukan wisata bersama. Sungguh kegiatan ini sangat menarik karena dapat wawasan baru dengan kondisi yang menyegarkan setelah bertamasya bersama.

d.    Mengikuti bimbingan teknis (Bimtek)

Untuk mengikuti perkembangan perihal pelayanan kepada pasien dan kebutuhannya dengan baik, perlu mendorong karyawan untuk mengikuti Bimtek sesuai kebutuhan rumah sakit. Contoh, kepemimpinan bagi manajer di lingkungan rumah sakit, pelaksanaan profesi hubungan masyarakat (Humas) di rumah sakit, pemaknaan data dari masing-masing gugus kerja di rumah sakit, membangun tim kerja efektif, penanganan hasil survei kepuasan pasien di rumah sakit, penanganan berbagai keluhan pasien terhadap pelayanan rumah sakit, teknik pengkomunikasian tingkat derajat penyakit pasien, dan seterusnya sesuai kepentingan penajaman berbagai pelayanan menurut pengamatan dari Manajemen rumah sakit.

Karyawan yang mengikuti Bimtek didorong untuk mendalami sesuatu hal, yang dapat meningkatkan kompetensi karyawan menurut gugus kerjanya. Pendalaman materi pelatihan Bimtek sebagai upaya untuk melatih karyawan dalam hal meningkatnya wawasan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, serta sekaligus bisa meningkatkan kompetensinya yang berefek (berpengaruh) pada semakin membaiknya kinerja karyawan. Oleh karena itu, setiap gugus kerja yang ada di rumah sakit seyogyanya perlu diusahakan untuk mengikuti Bimtek yang berbasis pada bidang pelayanan yang menjadi tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dari gugus kerja tersebut.    

e.     Studilanjut

Beberapa rumah sakit sudah banyak memprogramkan studi lanjut bagi karyawannya. Studi lanjut bisa diberikan kepada karyawan medis dan non medis, tergantung kebutuhan dari masing-masing rumah sakit. Biasanya bagi karyawan yang diberi peluang untuk studi lanjut, akan diikat dalam suatu kesepakatan bersama bahwa setelah lulus dari studinya, akan mengabdikan dirinya untuk kembali bekerja di rumah sakit, berdasarkan kebutuhan rumah sakit minimal sekian tahun.

Berdasarkan pengalaman, ternyata ada beberapa rumah sakit yang merespon kelulusan karyawan dari studi lanjut, tidak mampu menempatkan karyawan tersebut pada pekerjaan yang sesuai kompetensinya sekarang. Bahkan karyawan yang sudah lulus ini cenderung ditempatkan pada jabatan seadanya. Kondisi inilah yang memberi makna seakan-akan karyawan yang sudah studi lanjut, tidak banyak memberi manfaat bagi manajemen rumah sakit.

Untuk itu, seyogyanya Manajemen rumah sakit sudah membuat perencanaan yang bersistem bahwa karyawan dari suatu gugus kerja dipandang perlu untuk melanjutkan studinya, dan setelah lulus bisa kembali pada posisi kerja awal atau akan dipindahkan di gugus kerja baru, agar kinerja gugus kerja itu diharapkan makin berkembang dengan baik dan berhasil baik dalam meningkatkan pelayanan di rumah sakit.

2.      Pelatihan non formal

a.  Melatih dan mengembangkan diri sendiri dengan membaca buku-buku yang sesuai bidang pekerjaan karyawan.

Setiap rumah sakit biasanya sudah memiliki perpustakaan yang mengoleksi berbagai buku dan jurnal di bidang kesehatan. Perpustakaan di rumah sakit bisa digunakan dan dimanffatkan oleh karyawan rumah sakit, untuk mendapatkan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, dan rekreasi, yang dapat mendukung kebutuhan karyawan. Oleh karena itu, petugas yang menangani perpustakaan rumah sakit, hendaknya berusaha menyediakan buku-buku yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) gugus kerja yang ada di rumah sakit, termasuk menyediakan berbagai jurnal kesehatan masyarakat, jurnal kesehatan, jurnal manajemen rumah sakit, dan jurnal yang lain.

Ketersediaan buku dan jurnal sesuai kebutuhan rumah sakit, sangat memberi dukungan pada peningkatan wawasan karyawan rumah sakit beserta peningkatan kompetensi karyawannya. Artinya, Manajemen rumah sakit memberi dukungan penuh pada terciptanya proses pelayanan yang semakin baik kepada pasien-pasien rumah sakit. Apalagi pada waktu sekarang banyak bermunculan pelayanan rumah sakit yang baru, yang dapat diartikan akan bersaing ketat dalam menampilkan pelayanan yang berdaya guna bagi pengguna produk jasa pelayanan rumah sakit.

Untuk itu, di dalam usaha memerbaiki pelayanan rumah sakit yang terus menerus ke depan, diperlukan berbagai sarana untuk mendukung kepiawaian karyawan dalam menunaikan tugasnya sebagai pemberi pelayanan yang berkualitas. Harus dapat dipahami bahwa setiap rumah sakit berusaha terus memerbaiki pelayanannya kepada pasien, karena itu jangan sampai pelayanan rumah sakit yang dimiliki, menjadi tertinggal dalam mengikuti perkembangan pelayanan medis dan non medis, baik didalam negeri maupun diluar negeri.   

b.    Berdiskusi dalam rapat tim

Setiap rumah sakit disarankan untuk membentuk beberapa tim di rumah sakit, untuk membahas berbagai masalah yang sedang terjadi di rumah sakit. Umpamanya Manajemen rumah sakit membentuk tim untuk melakukan diskusi perihal ‘titik persepsi kritis (TPK)’ pada pelayanan rumah sakit. Apa yang dibahas dalam tim TPK ini? Yang dibahas oleh tim adalah hal-hal yang berkaitan dengan 3 (tiga) hal utama, yaitu: 1. Menemukan masalah; 2. Menghadirkan solusi; dan 3. Mengerjakan solusi.

Untuk menghidupkan semangat kerja bagi tim ini, tentu perlu diajukan beberapa pertanyaan yang bisa mengungkapkan TPK di sebuah rumah sakit. Beberapa pertanyaan yang diajukan, sebagai berikut: 1. Apa permasalahannya?; 2. Mengapa permasalahan itu muncul?; 3. Bagaimana mengatasinya?; d. Siapa yang melaksanakan?; dan 5. Kapan diselesaikan?. Melalui beberapa pertanyaan ini, dipersilahkan kepada setiap anggota tim untuk memberikan pendapatnya mengenai hal-hal yang dirasakan dan/atau ditemukan di rumah sakit selama ini.

Contoh TPK yang ditemukan tim di rumah sakit ini, antara lain: 1. Kedisplinan karyawan dalam bekerja; 2. Pelayanan; 3. Sistem pelayanan pasien instalasi gawat darurat (IGD); dan 4. Fasilitas pelayanan rumah sakit. Nah . . masing-masing TPK ini dibicarakan secara mendalam dalam tim, bagaimana hal itu bisa terjadi dan bagaimana penanganannya supaya menjadi lebih baik, serta gugus kerja yang akan manangani selanjutnya. Jadi, apabila tim ini selalu dihidupkan di rumah sakit, dipastikan permasalahan di rumah sakit akan semakin mudah ditangani serta anggota tim bisa bertindak sebagai agen-agen perubahan di rumah sakit, yang pada akhirnya manajemen pelayanan pasien di rumah sakit semakin baik dan berdaya saya saing.    

c.     Briefing

Seorang Direktur rumah sakit hendaknya selalu standby untuk memberikan briefing (pengarahan) kepada seluruh civitas hospitalia rumah sakit. Briefing ini sangat penting, agar rencana kerja Direktur ke depan dapat dimengerti dan dipahami pelaksanaannya oleh karyawan rumah sakit. Hasil akhir dari briefing ini adalah bisa mewujudkan pencapaian visi dan misi direktur rumah sakit.

Makna dari briefing ini dapat dipetik oleh Direktur rumah sakit apabila pengarahan yang diberikan terrencana dengan baik dengan materi yang sudah disiapkan lebih dahulu. Perencanaan yang baik berkaitan dengan waktu tertentu, seperti waktu pelaksanaan upacara bendera di sebuah instansi, waktu pertemuan antar manajer, waktu Direktur membuka pelaksanaan suatu kegiatan, waktu ulang tahun berdirinya rumah sakit, waktu mau terbit majalah rumah sakit, atau waktu pelaksanaan hari-hari besar di lembaga rumah sakit.

d.    Morning meeting

Untuk memasyarakatkan fungsi dari setiap gugus kerja yang ada di rumah sakit, perlu ditentukan waktu pertemuan di rumah sakit, dengan menyusun jadwal gugus kerja yang akan ditampilkan. Makna dari setiap pertemuan ini adalah gugus kerja yang tampil akan mempresentasikan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dari gugus kerja, kerjasama yang diperlukan, masalah yang sudah terjadi, serta pemberian nformasi mengenai data kegiatan yang sudah dicapai gugus kerja tersebut.

Apabila setiap pertemuan dilakukan 2 (dua) minggu sekali, maka dalam 1 (satu) bulan bisa menampilkan 2 (dua) gugus kerja dalam pertemuan tersebut. Untuk selanjutnya tinggal menjadwalkan gugus kerja yang akan tampil, sehingga setiap gugus kerja  sudah menyiapkan diri untuk menyampaikan presentasi, yang bisa memberikan informasi terbaik kepada peserta morning meeting.

Pada pertemuan morning meeting, dapat terjadi diskusi yang mendalam sehingga semakin dipahami oleh para peserta morning meeting. Andai pertemuan morning meeting dapat berjalan dengan lancar, dipastikan manajer dan karyawan gugus kerja rumah sakit semakin memahami mengenai tugas dan tanggungjawabnya di rumah sakit. Mengapa semakin memahami? Karena gugus kerja yang tampil akan mendapatkan berbagai pertanyaan dari para peserta beserta berbagai saran yang disampaikan. Dengan demikian, bisa diharapkan bahwa kinerja dari gugus kerja akan semakin baik dan semakin bermanfaat pada kemajuan manajemen rumah sakit.