MANAJEMEN ANGGARAN RUMAH SAKIT

ANGGARAN merupakan salah satu jenis perencanaan untuk 1 (satu) tahun ke depan, yang digambarkan pada pelaksanaan kegiatan pelayanan yang sudah ditentukan biaya kegiatannya. Dengan adanya program kerja dan jelas biaya yang dibutuhkan, akan memudahkan Manajemen untuk melakukan pengendalian atas anggaran rumah sakit yang sudah ada.  

Namun di dalam pelaksanaan penyusunan anggaran rumah sakit setiap tahun, selalu mengalami banyak kendala, karena sebagian dari para kepala bidang dan kepala bagian serta kepala instalasi di rumah sakit, tidak mampu menyusun program kerja dengan baik. Jika mereka menyusun program kerja, hanya sebagai proforma (sekedar) saja tanpa didasarkan pada data kegiatan yang dimiliki apalagi menganalisisnya, sehingga besaran anggaran yang diajukan setiap tahun bukan didasarkan pada sasaran anggaran dan kebijakan pokok rumah sakit, tetapi hanya didasarkan pada keadaan data inflasi dan data historis. Pemahaman di atas diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan untuk menulis tesis dengan judul evaluasi penyusunan anggaran di rumah sakit Bethesda Yogyakarta (Zebua dan Trisnantoro, 1999).

Menurut Mott (1996), kelemahan utama dari penyusunan anggaran dengan pendekatan data inflasi dan data historis adalah tidak dilakukan penilaian atas praktek dan inefisiensi yang terjadi, sehingga tidak ada tantangan yang konstruktif dari keadaan status quo. Karena anggaran hanya perupakan proforma, kadang dalam perjalanan anggaran sering muncul pembelian alat kesehatan dengan alasan emergencies atau melaksanakan pembangunan dengan alasan sangat dibutuhkan. Kalau penusunan anggaran seperti ini dilaksanakan terus tanpa ada perubahan, dikuatirkan rumah sakit dalam jangka panjang akan mengalami kesulitan dalam memenuhi kebutuhan primer rumah sakit.

Penerapan manajemen yang baik akan memengaruhi tingkat mutu pelayanan rumah sakit, karena itu untuk mencapai mutu pelayanan yang baik diperlukan pendukung kegiatan berupa peningkatan sumber daya manusia (SDM), sistem penganggaran, sistem pentarifan, sistem akuntansi dan sistem informasi manajemen (SIM) yang terorganisir dengan baik (Wasisto, 1991). Alat yang umum digunakan untuk melaksanakan tanggung jawab perencanaan dan pengendalian manajerial adalah anggaran. Menurut Mulyadi (1997), anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran lain yang mencakup jangka waktu 1 (satu) tahun.

Anggaran pada dasarnya dapat dibuat apabila sudah ada visi dan misi rumah sakit serta perencanaan strategis (Renstra) rumah sakit. Apabila rumah sakit sudah menyusun visi, misi, dan Renstra rumah sakit mestinya bisa menyusun anggaran dengan baik, berdasarkan program kerja yang merupakan penjabaran dari Renstra rumah sakit.

Pengertian anggaran

Anggaran merupakan suatu rencana terinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran kuatitatif, biasanya dalam satuan uang untuk menunjukkan perolehan dan penggunaan sumber-sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu, biasanya 1 (satu) tahun. Menurut Munandar (1996), anggaran ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Pendapat lain tentang anggaran dikemukakan oleh Mellett dkk., (1993) bahwa anggaran itu merupakan: a. Alat perencanaan; b. Rencana ekonomis; dan c. Waktu merupakan faktor penentu di dalam anggaran.

Penganggaran atau perencanaan dan pengendalian laba adalah sebagai suatu pendekatan sistematis dan formal untuk menjalankan tahap penting dari fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen. Secara khusus, hal ini mencakup: a. Pengembangan dan aplikasi dari tujuan yang luas dan jangka panjang dari perusahaan; b. Spesifikasi dari sasaran-sasaran perusahaan; c. Suatu perencanaan laba jangka panjang yang dikembangkan dalam arti luas; d. Suatu perencanaan jangka pendek dengan uraian mengenai pihak yang bertanggung jawab; e. Suatu sistem pelaporan kinerja periodik dengan uraian mengenai pihak yang bertanggungjawab; dan f. Prosedur tindaklanjut (Wesch dkk., 1996). Jadi anggaran merupakan gambaran rencana keuangan untuk memenuhi tujuan jangka pendek, tetapi harus sesuai dengan tujuan jangka panjangnya (Mott, 1996).

Anggaran merupakan perencanaan jangka pendek yang dinyatakan di dalam tactical atau operating plans. Tactical atau operating plans ini disusun berdasarkan rencana jangka panjang yang ditetapkan di dalam strategic planning (Grisold, 1995). Tanpa didasarkan pada rencana jangka panjang yang telah disusun sebelumnya, anggaran sebenarnya tidak membawa perusahaan atau organisasi ke manapun.

Boediarso (1991) mengemukakan paling tidak ada 3 (tiga) jenis anggaran yang perlu disiapkan oleh rumah sakit, yaitu: a. Anggaran operasional; b. Anggaran kas; dan c. Anggaran investasi. Anggaran operasional terdiri atas anggaran pendapatan (yang berkaitan dengan berbagai pendapatan yang akan diperoleh rumah sakit dari jasa pelayanan dan perawatan yang diberikan) dan angaran biaya (yang berkaitan dengan biaya yang akan dikeluarkan untuk mendukung kegiatan pelayanan dan perawatan).

Anggaran kas berhubungan dengan rencana penerimaan dan pengeluaran uang kas untuk periode yang akan datang, maksudnya memproyeksikan tersedianya uang kas yang cukup bagi setiap kegiatan perusahaan yang membutuhkan uang kas. Anggaran kas ini merupakan suatu alat yang sangat penting di dalam manajemen kas. Sejalan dengan misi rumah sakit yang selalu mengutamakan pelayanan (fungsi social ekonomi) daripada kemampuan keuangan pasien, akibatnya sebagian besar penghasilan rumah sakit masih dalam bentuk piutang. Selanjutnya, pada organisasi semacam ini seringkali terjadi kekurangan kas untuk membiayai kegiatan operasinya. Oleh karena itu, salah satu sumber keuangan yang dinilai cepat dengan biaya relatif rendah adalah menjual piutang (Spiegel, 1989). Proyeksi penerimaan dan pengeluaran kas harus dipandang sebagai bagian yang tak terpisahkan dari proses penyusunan anggaran secara keseluruhan di dalam organisasi rumah sakit (Perry, 1987). Namun demikian, hasil penelitian yang dilakukan oleh Hauser dkk., (1991) menunjukkan bahwa 40% dari perusahaan yang diteliti akhir-akhir ini tidak menyusun anggaran kas.

Anggaran investasi berkaitan dengan rencana pengeluaran kas untuk pengembangan rumah sakit, guna memelihara kesinambungan pelayanan yang diberikan. Biasanya anggaran ini disusun setelah diketahui terdapat surplus pada anggaran kas dan atau kemungkinan terdapat penerimaan dari sumber lain, misalnya pinjaman bank atau sumbangan. Menyadari pentingnya upaya untuk menjaga dan meningkatkan kemampuan rumah sakit untuk pelayanan kesehatan, dan di pihak lain tersedianya sumber daya yang semakin terbatas, maka penyusunan rencana investasi (strategic capital planning) menjadi sangat penting (Shultz, 1991).

Manfaat anggaran

Bagi suatu organisasi, anggaran dapat digunakan sebagai salah satu alat atau sarana untuk melakukan koordinasi dan mengendalikan semua kegiatan operasional dari seluruh jajaran organisasi (Sugiyanto, 1985). Hal ini bisa terlaksana karena anggaran adalah merupakan financial budget. Usaha-usaha Manajemen akan lebih banyak berhasil apabila ditunjang oleh kebijakan-kebijakan yang terarah dan dibantu oleh rencana-rencana yang matang. Tanpa memerhatikan program kerja di masa yang akan datang, maka kegiatan-kegiatan di dalam perusahaan tidak dapat dilakukan dengan tepat guna dan tingkat keuntungan yang diharapkan tidak akan tercapai.

Karena itu penyusunan anggaran oleh perusahaan sangat bermanfaat, sehingga dapat ditentukannya kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dan profitable. Selain itu juga bisa membantu manajemen dalam mengelola perusahaan dengan menempatkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang menguntungkan. Menurut Adisaputro dan Asri (1996), manfaat dari anggaran, yaitu: a. Anggaran sebagai alat penaksir atau anggaran sebagai alat perencanaan; b. Anggaran sebagai plafon dan sekaligus alat pengatur otorisasi atau anggaran sebagai alat pengendali; dan c. Anggaran sebagai alat penilai efisiensi.

Pendapat lain dihadirkan oleh Halim dkk., (1998), bahwa anggaran itu mempunyai 2 (dua) peran penting di dalam sebuah perusahaan, yaitu: a. Berperan sebagai alat untuk perencanaan; dan b. Berperan sebagai alat untuk pengendalian. Untuk memahami secara mendalam pada manfaat anggaran, Mulyono (1996) mengatakan bahwa anggaran itu dapat: a. Mencapai sasaran pelayanan dalam jangka waktu tertentu, baik dalam kualitas maupun dalam nilai rupiahnya; b. Memerbaiki organisasi pelayanan yang bersangkutan; c. Mendorong terjadinya profesionalisme dan perbaikan managerial skill dari setiap personil anggota organisasi; d. Menjadi alat koordinasi dan pengawasan bagi Manajemen; e. Memerbaiki kemampuan pelayanan untuk memberikan jasa-jasa kepada pelanggan; f. Menata kembali organisasi menjadi lebih baik, perbaikan kualitas personalia dan tersedianya alat koordinasi sebagai alat pengendalian usaha pelayanan; dan g. Memiliki kemampuan untuk mengadakan reaksi yang lebih baik di dalam menghadapi berbagai perkembangan usaha yang diluar dugaan.

Suharsini (1995) memakai anggaran sebagai alat perencanaan, koordinasi, pengendalian, dan evaluasi kinerja. Data anggaran yang dievaluasi meliputi pengeluaran, pendapatan dan keuntungan dari tiap unit usaha. Selanjutnya Mott (1996) mengatakan bahwa anggaran itu dapat berperan sebagai alat untuk memotivasi. Hal lain yang mendorong perusahaan untuk menyusun rencana dalam menghadapi waktu yang akan datang, antara lain: a. Waktu yang akan datang penuh dengan berbagai ketidakpastian; b. Waktu yang akan datang penuh dengan berbagai alternatif pilihan; c. Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai pedoman kerja di waktu yang akan datang; d. Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai alat pengkoordinasian kegiatan-kegiatan dari seluruh bagian-bagian yang ada dalam perusahaan; dan e Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai alat pengawasan terhadap pelaksanaan (realisasi) dari rencana tersebut di waktu yang akan datang.

Sementara itu, Garrison (1997) mengatakan bahwa manfaat dari menyusun anggaran, yaitu: a. Penyusunan anggaran menghendaki manajer merencanakan tugas yang sangat diprioritaskan di antara tugas mereka; b. Penyusunan anggaran merupakan cara manajer merumuskan upaya perencanaan mereka; c. Penyusunan anggaran menetapkan tujuan dan sasaran secara pasti yang berfungsi sebagai standar untuk menilai prestasi di kemudian hari; d. Penyusunan anggaran mampu menemukan hambatan yang potensial sebelum hambatan itu terjadi; dan e. Penyusunan anggaran dapat mengkoordinasi aktivitas organisasi keseluruhan melalui penggabungan rencana dan sasaran berbagai bagian.

Karena itu penyusunan anggaran secara cermat dan baik, akan mendatangkan manfaat-manfaat bagi perusahaan dalam hal: a. Mendorong setiap individu di dalam perusahaan untuk berpikir ke depan; b. Mendorong terjadinya kerjasama antar bagian karena masing-masing menyadari bahwa tidak dapat berdiri sendiri; dan c. Mendorong adanya pelaksanaan azas partisipasi karena setiap bagian terlibat untuk ikut serta memikirkan program kerjanya.

Penyusunan anggaran

Proses pengendalian manajemen terhadap bidang keuangan, sangat ditentukan oleh kualitas proses perencanaan melalui penyusunan anggaran (Setyawan, 1995). Hasil dari penyusunan anggaran adalah anggaran (Halim dkk., 1998). Menurut Gani (1992) untuk menyusun anggaran belanja diperlukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Membuat perkiraan volume pelayanan yang akan dilakukan untuk tahun yang akan datang; b. Memperkirakan kebutuhan biaya operasional; c. Membuat perkiraan kebutuhan biaya operasional umum; d. Membuat perkiraan kebutuhan total jasa medis dan insentif yang akan diberikan selama tahun yang akan datang; e. Membuat perkiraan kebutuhan biaya pemeliharaan; dan f. Membuat perkiraan kebutuhan biaya investasi yang akan dikeluarkan selama tahun yang akan datang. Perdhaki (1992) memberi suatu kerangka pemikiran bahwa di dalam menyusun anggaran diperlukan persyaratan, yaitu: a. Realistis, maksudnya tidak terlalu optimis dan tidak pula terlalu pesimis; b. Luwes, maksudnya tidak terlalu kaku sehingga dapat disesuaikan dengan keadaan; dan c. Kontinyu, maksudnya membutuhkan perhatian terus menerus. Untuk menyusun anggaran banyak hal yang dipertimbangkan seperti yang diungkapkan oleh Munandar (1996) bahwa faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun anggaran, yaitu: a. Faktor intern; dan b. Faktor ekstern.

Penyusunan anggaran hendaknya diarahkan pada program kerja yang digunakan untuk menghasilkan produk dan jasa bagi customer, baik intern maupun ekstern, yang berarti penyusunan anggaran berdasarkan program kerja yang memungkinkan Manajemen mengarahkan seluruh usaha personel ke kepuasan customers dan untuk mendorong improvement berkelanjutan terhadap sistem (Mulyadi, 1998). Jika anggaran tidak disusun berdasarkan program kerja, pada dasarnya perusahaan seperti berjalan tanpa tujuan yang jelas. Jadi kalau penyusunan anggaran didasarkan pada program kerja, maka anggaran tidak hanya dapat berfungsi sebagai alat perencanaan, tetapi juga berfungsi sebagai alat pengendalian. Untuk mencapai kedua tujuan ini sekaligus, proses penyusunan anggaran harus mampu menanamkan komitmen dalam diri penyusunnya.

Proses penyusunan anggaran yang tidak berhasil menumbuhkan komitmen dalam diri penyusun anggaran, bahwa akan berdampak pada anggaran yang disusun tidak lebih sekedar sebagai alat perencanaan belaka, sehingga apabila terjadi penyimpangan antara realisasi dari jumlah yang dianggarkan, tidak satupun manajer yang merasa bertangungjawab. Karena itu untuk mewujudkan perencanaan anggaran yang kuat, harus tersedia informasi tentang biaya-biaya secara baik (Gani, 1989). Jadi untuk menyusun anggaran yang ideal diperlukan organisasi anggaran yang lengkap yaitu Komite Anggaran yang menetapkan kebijakan pokok perusahaan dan disampaikan kepada Tim Anggaran, sedang Tim Anggaran yang mengajukan usulan rancangan anggaran berdasarkan kompilasi dan analisis data dari Departemen Anggaran (Mulyadi, 1997).

Untuk menghasilkan anggaran yang dapat berfungsi sebagai alat perencanaan jangka pendek yang efektif dan sekaligus sebagai alat pengendalian, penyusunan anggaran harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a. Partisipasi para manajer dalam penyusunan anggaran; b. Organisasi anggaran; dan c. Penyusunan informasi akuntansi pertanggungjawaban dalam proses penyusunan anggaran dan sebagai pengukur kinerja manajer dalam pelaksanaan anggaran (Mulyadi, 1997).

a.      Partisipasi para manajer

Sistem penganggaran organisasi mempunyai pengaruh terhadap perilaku dan kinerja manajerial (Zainuddin, 1997). Oleh karena itu, penyusunan anggaran suatu organisasi memerlukan kerjasama di antara para manajer dari berbagai jenjang organisasi. Kerjasama yang dimaksud disini adalah adanya tanggung jawab secara kolektif terhadap tindakan masing-masing anggotanya (Parkinson dan Rustomji, 1987). Hasil penelitian yang dilakukan oleh Govindarajan (1986) membuktikan bahwa penyusunan anggaran yang partisipatif akan memberi kontribusi yang besar dalam meningkatkan kinerja dan menjadi sangat penting dalam organisasi yang menghadapi lingkungan yang penuh dengan ketidakpastian. Namun demikian, salah satu kelemahan proses penyusunan anggaran partisipatif adalah kemungkinan bawahan mencoba untuk memengaruhi proses penyusunan anggaran agar mudah untuk dicapai, yaitu dengan cara berusaha menyusun anggaran biaya yang lebih tinggi dari yang seharusnya (overstate) dan sebaliknya menyusun anggaran penghasilan lebih rendah dari yang seharusnya (Dunk dan Alan, 1993).

Proses penyusunan anggaran yang paling banyak melibatkan partisipasi bawahan adalah penyusunan anggaran dengan pendekatan bottom up yaitu atasan memberi kesempatan kepada bawahan untuk mengajukan rancangan anggaran. Apabila tenaga profesional memiliki tingkat partisipasi yang tinggi, maka secara psikologis memiliki dorongan untuk merealisasikan anggaran yang direncanakan sendiri (Birnberg dkk., 1990; Shield dan Young, 1994).

b.     Organisasi anggaran

Proses penyusunan anggaran memerlukan unit organisasi yang paling tidak memisahkan fungsi pembuat anggaran, fungsi otorisasi anggaran, dan fungsi administrasi anggaran. Menurut Mulyadi (1997), organisasi penyusunan anggaran terdapat 3 (tiga) pihak utama yang terkait dalam penyusunan anggaran, yaitu: a. Komite anggaran (fungsi otorisasi anggaran); b. Departemen anggaran (fungsi administrasi anggaran); dan c. Penyusun anggaran (fungsi pembuat anggaran). Penyusunan dan pengawasan anggaran memerlukan unit organisasi yang menangani administasi anggaran, fungsi ini dipegang oleh departemen anggaran (Mulyadi, 1998). Pada organisasi rumah sakit, usulan anggaran datang dari para kepala bidang/kepala bagian dan kepala instalasi yang berfungsi sebagai pembuat anggaran. Fungsi otorisasi biasanya dipegang oleh Komite Anggaran, yang di rumah sakit dipimpin oleh Direktur dan Wakil direktur. Fungsi administrasi anggaran dilaksanakan oleh bagian anggaran, yang dalam hal ini bila di rumah sakit bisa dirangkap oleh bagian keuangan.

c.      Penggunaan informasi akuntansi

Informasi akuntansi merupakan informasi yang sangat penting dalam proses perencanaan dan pengendalian kegiatan organisasi, karena informasi tersebut menekankan hubungan antara manajer yang bertanggungjawab terhadap perencanaan dan realisasi anggaran. Walaupun menurut Penno (1990) sistem akuntansi seringkali merupakan sumber informasi yang tidak bisa dipercaya untuk penilaian kinerja sumber daya manusia (SDM), namun lanjut Penno, karena informasi ini merupakan satu-satunya sumber informasi formal yang ada di dalam organisasi, maka angka-angka akuntansi ini digunakan sebagai penilaian kinerja.

Oleh karena itu, sebagai organisasi yang formal keberadaannya di rumah sakit, mau tidak mau dapat digunakan sebagai bahan untuk menilai kinerja pada setiap bidang, bagian, dan instalasi di rumah sakit. Untuk lebih baik, tentu tetap memerbaiki kinerja akuntansi untuk melakukan pencatatan yang semakin baik di rumah sakit, agar fungsi dari akuntansi itu semakin baik dan memiliki peran yang terus diperbaiki di dalam memberikan data sesuai catatan-catatan yang dimiliki. Tidak ada yang sempurna tetapi tetap berusaha untuk selalu memberikan yang terbaik pada rumah sakit, terutama yang berkaitan dengan penyusunan anggaran setiap tahun di rumah sakit.