PENUNJUKKAN SESEORANG DALAM JABATAN

  

MUNGKIN kita tidak terlalu salah apabila kita mengatakan bahwa hampir semua orang yang sudah bekerja di sebuah organisasi, pasti memiliki sebuah keinginan untuk bisa duduk dalam sebuah jabatan. Barangkali kalau Atasan memilih seseorang untuk duduk dalam sebuah jabatan, pasti sumber daya manusia (SDM) itu, merasa mendapatkan penghargaan atas kinerja yang sudah diberikan kepada organisasi selama ini.

Demikian juga SDM pada suatu organisasi. Apabila seorang SDM diangkat dalam suatu jabatan di lingkungan sebuah organisasi, tentu berbagai persyaratan yang diperlukan, perlu ditentukan terlebih dahulu. Syarat-syarat yang sudah dibuat tersebut, dapat dijadikan sebuah pegangan atau ketentuan, pada waktu mengangkat seorang SDM dalam suatu jabatan.

Hal-hal yang perlu diketahui dan didalami pada kapasitas seseorang bila seorang SDM diangkat dalam sebuah jabatan, antara lain: 1. Tingkat pendidikan yang dimiliki seyogyanya sesuai dengan jabatan yang diemban; 2. Kinerja dalam pekerjaannya selama ini; dan 3. Memahami pelaksanaan manajemen termasuk manajemen sebuah organisasi. Jadi, ada pemahaman tentang manajemen dan ada pemahaman tentang manajemen organisasi, serta dapat memahami dan mengerti dengan baik.

Menurut Frinces (2008), pelaksanaan manajemen itu merupakan seni mempengaruhi orang lain dan melakukan rekayasa proses berbagai fungsi manajemen, terhadap usaha anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara pengertian manajemen lain, diungkapkan oleh Abeng (2006), bahwa Manajemen itu adalah proses mendapatkan hasil, melalui dan bersama-sama dengan orang lain. Dengan kata lain, manajemen itu sebuah proses yang dijalankan dalam organisasi dengan mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk melaksanakan Manajemen tersebut, sang manajer menjalankannya dalam jabaran pada pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen itu sendiri. Adapun fungsi-fungsi manajemen secara umum menurut Abeng (2006), yaitu: 1. Perencanaan; 2. Pengorganisasian; 3. Pemimpinan; dan 4. Pengendalian.

Pada pengertian manajemen secara khusus seperti Manajemen organisasi, dapat dipahami sebagai kemampuan seseorang untuk mengelola organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi. Pengelolaan organisasi dapat dilihat dari pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di organisasi itu, seperti perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian, seperti yang sudah disebutkan di atas.

Dengan demikian, pelaksanaan manajemen di organisasi yang telah dipercayakan kepada seseorang, merupakan upaya-upaya yang harus dilaksanakan olehnya dalam jabatan itu, seperti kepala urusan, kepala seksi, kepala sub bagian, atau kepala bidang maupun kepala bagian, atau sebagai direktur dari suatu organisasi. Hal-hal yang dilaksanakan oleh mereka yang memegang jabatan manajemen berdasarkan uraian di atas, paling tidak pada 4 (empat) fungsi manajemen yang harus dilaksanakan, yaitu: 1. Perencanaan; 2. Pengorganisasian; 3. Pemimpinan; serta 4. Pengendalian. 

 

Pertama: Perencanaan

Perencanaan merupakan penentuan awal dari arah kegiatan-kegiatan organisasi. Baik kegiatan pada perwujudan Visi organisasi maupun pada kegiatan pemantapan program kerja organisasi. Pemahaman tentang organisasi merupakan pemahaman pada sebuah gugus kerja yang menjadi tanggung jawab para Manajer pada khususnya, dan kondisi organisasi pada umumnya. Lalu, apa saja yang bakal ditentukan pada awal kegiatan sebuah gugus kerja?

Hal-hal yang termasuk dalam kegiatan perencanaan, bisa saja program kerja dari gugus kerja di waktu yang akan datang, untuk mewujudkan Visi dan Misi organisasi. Perencanaan bisa berupa, kebutuhan logistik organisasi, alat-alat yang dibutuhkan para pengelola organisasi untuk melancarkan pekerjaan di dalam organisasi, penanganan kebersihan dan pertamanan. Hal yang lain, seperti pengadaan lukisan dari berbagai objek (hamparan bunga, hamparan gunung, hamparan pantai dan laut, olahraga sepeda, olahraga tenis, olahraga golf, lukisan ikan dan sungai, dan objek lukisan lainnya) yang dipasang secara bergantian di setiap ruangan yang ada di kantor organisasi, penjadwalan pelaksanaan tugas, proyeksi pencapaian kinerja gugus kerja, serta biaya-biaya yang akan dibutuhkan oleh gugus kerja tersebut.

 

Kedua: Pengorganisasian

Pengorganisasian yaitu tindakan mengatur dan menjalankan aktivitas organisasi, sehingga dapat dilaksanakan secara efektif. Sebagai Manajer gugus kerja, tentu melaksanakan berbagai hal, untuk mengorganisasikan pekerjaan di gugus kerjanya. Tujuannya supaya perencanaan yang sudah ditentukan, perlu diorganisir sedemikian rupa sehingga hal-hal yang direncanakan tadi dapat diwujudkan dengan hasil baik dan lancar.

Hal-hal yang bisa dilaksanakan, antara lain mengidentifikasi kegiatan utama dan kegiatan pendukung pada gugus kerja, pemberian arahan kepada para staf, menunjuk SDM organisasi yang diserahi tanggungjawab pada masing-masing pekerjaan yang dirasa sangat urgen, penunjukkan SDM organisasi yang masuk pada kegiatan kepanitiaan di organisasi, memadukan antar pekerjaan yang dilaksanakan di gugus kerja.

 

Ketiga: Pemimpinan

Pemimpinan merupakan cara seorang pemimpin untuk melaksanakan tugasnya sebagai Pemimpin. Sebagai Pemimpin harus mampu menangani semua tugas dengan penuh tanggungjawab. Hal yang sangat dibutuhkan dari seorang Pemimpin, antara lain: 1. Mampu memberikan motivasi kepada setiap SDM di gugus kerja, agar melakukan pekerjaannya dengan sebaik-baiknya; 2. Memberikan contoh dalam hal pelaksanaan komunikasi kepada orang lain termasuk mitra kerja; 3. Mampu mengambil keputusan demi peningkatan kinerja di gugus kerja; dan 4. Selalu berusaha mengusulkan dan mendukung pengembangan kompetensi setiap SDM di gugus kerja.

Seandainya setiap Manajer di organisasi itu dapat bertindak dengan simpati dan empati kepada para Staf di gugus kerja, niscaya SDM di gugus kerja itu akan menghadirkan kinerja yang mumpuni. Namun, untuk bisa bertindak seperti yang diharapkan itu, tentulah tidak mudah. Apalagi kalau sudah terbiasa memimpin orang lain dengan gaya sedikit agak galak hehehe.

 

Keempat: Pengendalian dan evaluasi

Pengendalian merupakan sebuah upaya untuk mengatur pekerjaan yang sedang berjalan, sekaligus mengevaluasi hasilnya. Apabila tiba-tiba perencanaan dan pengorganisasian banyak meleset, tentu harus segera diluruskan. Tujuannya agar proses pelaksanaan perencanaan dan pengorganisasian itu, selalu dapat berjalan dengan baik dan lancar, serta perencanaan tadi bisa diwujudkan dengan hasil baik.

Supaya tidak mudah meleset dari pengerjaan perencanaan, pengoranisasian, dan pemimpinan, perlu membuat standar kinerja yang diperlukan pada pekerjaan yang dilakukan. Selain dari itu, perlu juga melakukan pembicaraan dengan Staf, untuk menyepakati bagaimana cara pengukuran kinerja itu, sehingga semua SDM di gugus kerja dapat memahaminya dengan baik, sekaligus juga setiap SDM dapat menyesuaikan cara kerjanya sesuai kinerja yang diharapkan di gugus kerja tersebut.

Setelah itu, baru melaksanakan evaluasi terhadap hasil pekerjaan yang telah dicapai. Apabila hasil yang dicapai belum mencapai hasil seperti yang diharapkan, tentu melakukan koreksi dan perbaikan, agar tidak terulang lagi pada masa yang akan datang.

Pengendalian dan sekaligus melakukan evaluasi pada berbagai hasil yang dapat diwujudkan sesuai perencanaan, merupakan tugas yang tidak mudah. Banyak hal yang perlu dievaluasi, bisa melihat kembali mengenai standar kinerja dan pengukurannya, serta usaha-usaha untuk melakukan koreksi dan perbaikan. Pada waktu melakukan koreksi dan perbaikan, seyogyanya melibatkan semua Staf agar memiliki pemahaman yang sama pada hal-hal yang dikoreksi dan juga perbaikannya sekaligus. Keadaan ini akan mendorong setiap SDM gugus kerja untuk selalu menyesuaikan cara kerja pada pekerjaan yang dilakukan, seperti yang diharapkan oleh Manajemen di gugus kerja.

Inilah yang perlu mendapat perhatian kita semua bila SDM organisasi ditunjuk dalam jabatan. Walau banyak SDM yang menginginkan duduk dalam suatu jabatan, tetapi apabila persyaratan untuk duduk dalam jabatan itu tidak seperti yang diuraikan di atas, berarti SDM yang memiliki peluang pada suatu jabatan itu menjadi sangat terbatas.

Oleh karena itu, demi perwujudan pemberian pelayanan yang berkualitas dan cocok dengan harapan para pelanggan (masyarakat), persyaratan untuk duduk dalam suatu jabatan, perlu selalu diterapkan kepada siapa pun. Persyaratan ini diperlukan dalam upaya pemantapan pelayanan di organisasi tersebut, supaya mampu memenuhi harapan pelanggan, serta bisa bersaing dengan organisasi lain yang ada di tataran yang setingkat (sederajat).