DIREKTUR PELAYANAN MEDIK PEMIMPIN MANAJEMEN OPERASIONAL DI RUMAH SAKIT

 

DIREKTUR utama sebagai penanggung jawab keberhasilan manajemen pada organisasi rumah sakit, tentu harus berusaha membagi tugas pekerjaan kepada berbagai pihak, supaya semua pekerjaan di rumah sakit bisa dijalankan dengan baik, dalam upaya mewujudkan tercapainya visi dan misi sang Direktur utama. Untuk menjalankan pekerjaan sebagai Direktur utama rumah sakit, tentu berhak mengusulkan dan mengangkat beberapa Direktur yang dibawahi langsung, salah satunya adalah Direktur Pelayanan Medik.

Direktur Pelayanan Medik bertugas dan bertanggung jawab penuh untuk memanajemeni produk-produk pelayanan medis di rumah sakit, yang terdiri dari produk pelayanan di instalasi-instalasi seperti rekam medik, rawat jalan, rawat darurat, rawat inap, laboratorium, radiologi, farmasi, bedah sentral, dan instalasi produk pelayanan medis lainnya. Dapurnya pelayanan rumah sakit bisa hidup dari berbagai aktivitas pelayanan yang dijalankan di setiap produk pelayanan yang telah disediakan di rumah sakit. Apabila dapur pelayanan kurang beraktivitas, berarti pelayanan rumah sakit akan stagnan (tidak mengalami perkembangan), dan berdampak pada penghasilan rumah sakit yang bisa semakin menurun. Dengan demikian, dapurnya tidak berasap lagi alias bisa jatuh bangkrut.

Karena itu penetapan tarif pelayanan, kualitas pelayanan, alat dan bahan medik yang diperlukan, serta sumber daya manusia (SDM) yang melayani termasuk kompetensinya, harus terus dimanajemeni dengan baik oleh sang Direktur Pelayanan Medik. Sebagai Direktur Pelayanan Medik, harus terus berusaha memanajemeni semua tugas manajemen di rumah sakit, menurut tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) yang melekat pada jabatan Direktur Pelayanan Medik.

Barangkali bahan/barang yang dibutuhkan di instalasi laboratorium, farmasi, radiologi, dan pelayanan lainnya, harus terus dipantau perihal persediaan barang yang dibutuhkan, tingkat penggunaan bahan/barang, serta kualitas hasil dari penggunaan bahan/barang tersebut. Memang tugas dan tanggung jawab Direktur Pelayanan Medik pada manajemen rumah sakit sangat berat, karena berkaitan dengan hidup matinya pelayanan rumah sakit di masa yang akan datang.

Untuk mengetahui tingkat penggunaan dan persediaan barang di instalasi farmasi, laboratorium, dan radiologi dan/atau di instalasi lain, dibuatkan formulir permintaan pengadaan barang kebutuhan, yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Setelah itu baru ditandatangani oleh Direktur Pelayanan Medik. Tujuannya supaya Direktur Pelayanan Medik bisa mengikuti, mengetahui, dan melakukan pengawasan terhadap pengadaan dan pemakaian bahan/barang kebutuhan rumah sakit tersebut. Sekarang sih sudah semakin baik penanganannya, karena sudah menggunakan sistem informasi permintaan pengadaan bahan/barang kebutuhan dengan sistem komputerisasi dan/atau melalui handphone android.

Mengenai ruang lingkup dari manajemen pelayanan medis di rumah sakit, terdiri dari: 1. Sistem pelayanan di masing-masing produk pelayanan; 2. Pelaksanaan kegiatan pengendalian sistem pelayanan; dan 3. Sistem informasi pelaksanaan pelayanan. Sebagai gambaran dari ruang lingkup manajemen pelayanan ini, dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan pelayanan, sehingga dapat memberikan hasil pelayanan yang efisien dan efektif.

Perancangan sistem pelayanan di masing-masing produk pelayanan yang tersedia di rumah sakit, tentu disesuaikan dengan karakteristik pelayanan yang bisa diberikan kepada pasien rumah sakit. Beberapa hal yang akan dilakukan pada kegiatan ini, seperti: 1. Pembuatan prosedur operasional standar (POS) yang merupakan rangkaian prosedur yang dimiliki oleh masing-masing produk pelayanan pada waktu memberikan pelayanan kepada pasien; 2. Peralatan yang dibutuhkan untuk melayani pasien; dan 3. Pemberian tugas pekerjaan kepada setiap sumber daya manusia (SDM) di gugus kerja untuk menangani dan memperlancar proses pelayanan.

Untuk kegiatan pengawasan dan pengendalian pada pelaksanaan pelayanan kepada pasien sangat dibutuhkan, supaya bila terjadi penyimpangan bisa segera teratasi dengan baik. Menurut Zainul (2019) beberapa hal yang perlu dilakukan untuk mampu melaksanakan pengendalian pada proses pelayanan, yaitu: 1. Pengendalian persediaan dan pengadaan bahan; 2. Pemeliharaan dan perawatan alat-alat yang digunakan; 3. Pengendalian mutu pelayanan; 4. Manajemen SDM di masing-masing gugus kerja pelayanan; 5. Pengendalian biaya; dan 6. Pengendalian pelayanan di setiap produk pelayanan.

Hal yang lebih urgen lagi adalah sistem informasi manajemen (SIM) pada pelayanan di masing-masing produk pelayanan, yang bisa segera diketahui Direktur Pelayanan Medik. Sistem informasi manajemen (SIM) yang berkaitan dengan pelayanan yang diberikan di gugus kerja pelayanan, menyangkut; 1. Persiapan pelayanan; 2. Jumlah pasien yang dilayani; 3. Pelaksanaan pelayanan; dan 4. Hasil pelayanan dari setiap produk pelayanan di rumah sakit.

Manajemen SIM pada pelayanan medis di rumah sakit menjadi sangat penting, karena bisa segera mengetahui hal-hal yang mempengaruhi kinerja pelayanan di setiap produk pelayanan yang ada di rumah sakit. Untuk pengembangan percepatan SIM produk pelayanan di rumah sakit, sangat membutuhkan SIM. Pengembangan SIM ini bisa dimulai dari pelayanan rekam medis menuju pada produk pelayanan yang lain, sehingga bisa mempercepat proses pelayanan di rumah sakit. Adanya Manajemen SIM ini, akan memudahkan pelayanan administrasi pasien termasuk berbagai laporan yang dibutuhkan produk pelayanan dan rumah sakit. Dengan hadirnya SIM ini, memberikan kemudahan bagi manajer pelayanan medis di rumah sakit untuk melakukan analisis data rumah sakit, yang hasilnya dapat digunakan oleh Manajemen rumah sakit untuk merencanakan peningkatan pelayanan rumah sakit kepada para pasien rumah sakit di masa yang akan datang.

Oleh karena itu, untuk menjalankan SIM dengan baik, sangat didukung perihal: 1. Struktur organisasi dari lingkungan pelayanan medis; 2. Jumlah pasien yang dilayani oleh masing-masing produk pelayanan; dan 3. Jumlah penggunaan bahan yang berkaitan dengan pemberian pelayanan kepada setiap pasien rumah sakit. Data yang sudah ditampilkan pada SIM produk pelayanan, akan memudahkan Direktur Pelayanan Medik untuk menganalisis berbagai hal dan mengambil berbagai keputusan yang mempermudah pelayanan di setiap produk pelayanan.

Untuk lebih jelasnya, ada beberapa manfaat dari SIM menurut https://manajemen.uma.ac.id, antara lain:

1.     Akses data yang cepat dan juga akurat

2.     Membantu dalam proses perencanaan

3.     Membantu mengidentifikasikan apa yang dibutuhkan perusahaan

4.     Membantu dalam pengambilan keputusan investasi

5.     Mengantisipasi dampak kondisi ekonomi

6.     Membantu melakukan penyesuaian terhadap teknologi baru

7.     Meningkatkan produktivitas operasi

8.     Memberitahu biaya-biaya yang tidak perlu dikeluarkan, alias adanya efisiensi

9.     Menangkap peluang baru yang tidak terpikirkan sebelumnya

10. Membantu menjaga jumlah persediaan yang minimal

11. Memonitor kegiatan operasional

Untuk memanajemeni semua aktivitas yang dilakukan pada setiap produk pelayanan, membutuhkan semangat dan perhatian besar pada penanganan proses pelayanan yang diberikan kepada setiap pasien rumah sakit. Untuk itu Direktur Pelayanan Medik berusaha membentuk organisasi yang dapat membantu memperlancar tugas dan pekerjaan dari Direktur Pelayanan Medik, sehingga semua aktivitas yang dijalankan di unit pelayanan, bisa diketahui dan dikendalikan dengan baik, yang pada akhirnya pelayanan rumah sakit semakin fokus pada pelayanan pasien, sehingga manajemen rumah sakit semakin maju dan berkembang menjadi dengan lebih baik. 

Daftar pustaka

1.   https://manajemen.uma.ac.id. Pentingnya Sistem Informasi Manajemen Bagi Perusahaan. Diakses 15 Agustus 2022.  

2.   Zainul, M., 2019. Manajemen Operasional. Yogyakarta: Deepublish